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面对现实吧。销售前景发生了变化。技术使当今的客户能够获得并赋予其权力，因此，他们完全掌控着销售流程。这意味着客户体验的质量是销售组织成功或失败的决定性因素。

例如，考虑到如果公司没有努力个性化与他们的通信，超过一半的客户（54％）可能会转换品牌，如果公司没有预料到，一半的客户会考虑转换品牌他们的需求。

今天的连接和受过教育的客户还希望销售人员随时可用，以提供即时，直接和量身定制的响应。在销售以外的活动上花费太多时间不再是销售团队的选择。必须使用能够最大限度提高效率和生产力的工具和流程，并专注于客户和增加收入，或者他们冒着落后的风险。

花的时间不卖

销售人员花费大量时间在销售之外进行活动已经不是什么秘密了。事实上，据 CSO Insights 称，接近 36％的销售代表的时间主要集中在主要销售职能上。

相反，大量工时用于非创收活动，如手动和管理任务，其中许多活动源于生成文档所需的流程。

考虑以下：

• 平均销售代表每年花费超过 50 天的核心销售活动（Domo）。
• 对于将内部流程无效视为最大挑战的销售团队，22％的人认为面对面销售缺乏时间，45％的人认为过多的管理任务是主要原因（Salesforce）。

为了使销售团队更高效，更成功，并最终更专注于提供满足客户需求所需的以客户为中心的体验，需要尽量减少影响较小的活动。

实际情况是，本手册工作的很大一部分来自文档生成过程，因为销售人员必须在整个销售周期中生成和发送大量文档。如果手动创建文档，可能会出现问题，这是不可避免的。以下是手动文档生成过程产生的一些常见问题：

• 1.不一致的文档格式和品牌：当销售人员自己生成和分发文档时，几乎不可能确保文档具有与公司品牌一致的外观和感觉。不幸的是，当发送给潜在客户和客户的文件在外观和品牌方面不一致时，它会侵蚀公司的品牌完整性，并且会削弱公司的形象和声誉。

  
  

  2.对文档状态的可见性较差：未存储在中央存储库中且无法跟踪的文档可能会导致可见性受损。想象一下这种情况：个人销售代表在他的笔记本电脑上保留了他认为最新的价格手册，并使用该信息手动生成报价。然后，他在为优步竞选时丢弃了他的笔记本电脑，离开了公司，或者去度假了几天。

  在此期间，客户提出的问题涉及最近的提案。是一个星期前发出的提案吗？还是两个星期？它是否包含新的定价结构？销售团队经常需要快速回答这些问题，找到答案可能具有挑战性。当中央存储库不存在时，搜索已发送的电子邮件和本地计算机驱动器可能具有挑战性，耗时且不可靠。

  3.复制和粘贴：虽然看起来很明显，但复制和粘贴以创建文档内容会浪费宝贵的员工时间并引入错误。大多数情况下，这是在存在现有文档模板或销售正在复制并粘贴以创建新文档的旧版文档时完成的。

  这个过程既缓慢又费力，每当销售人员手动创建文档或手动将信息传输到模板中时，都有可能出错。文档格式可能会丢失或更改，文本 / 字符可能会被忽略，或者可能会遗漏外围文本。错误可能导致销售过程延迟，这对销售和潜在客户都是令人沮丧的。

为了帮助解决所有这些问题，销售团队需要一个自动生成文档的流程 - 无论是 Word 文档，Excel 电子表格，HTML 电子邮件还是其他类型。反过来，文档生成可以解决销售过程中的几个难点：

• 1.消除手动复制和将信息粘贴到新文档中：此处预先创建一个或多个模板，并在开发文档时使用。这消除了复制和粘贴的需要，防止了手动完成时不可避免地发生的错误。这样可以节省大量时间，因为只需单击鼠标即可生成文档。

  
  

  2.创建品牌一致性：在文档生成的帮助下，具有不一致品牌的不规则文档成为过去。相反，可以管理模板版本并经常预定义，确保将正确和当前版本分发给客户。

  3.获得对文档的更多可见性：许多文档生成解决方案同时将文档的副本直接保存在组织的 CRM 中，使团队中的每个人都能够查看文档的创建和发送日期和时间，以及参考文档内容，允许跨部门和组织的更多可见性。

  4.优化销售流程：文档生成技术是创建简化的销售工作流程的关键部分，或者需要销售代表最少的手动和管理干预的工作流程。

更短的销售周期

集成解决方案通常为代表和客户提供简单的配置方式，并提供无缝，高度专业的前端体验。

更重要的是，有效简化销售流程的公司每年的公司收入增长率是所有其他公司收入的两倍以上。根据 Aberdeen Group 的数据，这些公司也缩短了销售周期，而其他公司则经历了更长的销售周期。

文档生成在销售周期中起着核心作用，在规划销售支持如何为销售团队提供支持并促进销售流程优化和效率时，必须考虑到这一点。

通过文档生成的支持，自动化手动流程将为销售团队留出时间，让他们专注于销售的最重要方面：直接与客户和潜在客户互动。

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