通过将数字签名与文档签名证书一起应用，组织能够确保文档完整性，同时节省时间和降低成本

这听起来如何 - 打印您的文档，在办公室找到审批人，让他们签署您的文档，扫描它，将其存档，然后通过电子邮件将其发送到最终目的地。仅仅在一张纸上画一条弯弯曲曲的线似乎就需要做很多工作，不是吗？

正如我们已经看到无纸化办公室成为常态一样，世界各地越来越多的企业已经转向电子签名以获取其提供的好处。无纸化工作流程可节省时间和资源，同时增强客户信心

然而，当涉及到安全性时，您的标准的、普通的电子签名并没有削减它。在处理涉及敏感信息或受监管流程的用例时尤其如此。当电子签名不起作用时，数字签名就是答案。

由文档签名证书生成的数字签名与电子签名不同，因为它们使用由受信任的第三方（AKA 证书颁发机构）颁发的基于 PKI 的证书。CA 验证请求者的身份，然后在 USB 令牌上颁发文档签名证书。所采用的加密几乎不可能被破解，这就是为什么数字签名被认为是最安全的电子签名类型。

这些签名就像传统的墨水签名，因为它们具有法律约束力，并且对每个签名者都是独一无二的。不过，他们比这更进一步。文档签名通过提供审计跟踪、验证创建者的身份以及应用显示签名时间的时间戳来使企业受益。它们还充当防篡改印章，提供指示文件是否自签署以来已被更改。

那么，文件签名过程是如何工作的呢？组织可以获得哪些文件签署好处？哪些行业和用例最需要它们？

让我们来分析一下。

文件签名如何工作？

文件签名是一个简单而直接的过程，只需几分钟。具体步骤取决于您用于创建文档的程序，但一般过程是相同的。

正如我们之前提到的，文档签名证书使用 PKI 来创建数字签名。公钥和私钥这两个字符串是通过加密算法生成的，它们共同生成数字签名。

假设 Bob 想向 Jane 发送一个文件。签名过程如下：

1. Bob 选择要进行数字签名的文件，打开它，然后按照该特定程序的程序应用数字签名。
2. 生成文件内容的哈希值。
3. 散列值使用 Bob 的私钥加密，从而创建数字签名。
4. Bob 将包含数字签名的文件发送给 Jane。
5. Jane 收到该文件，无论使用哪个程序查看该文件，都标识该文档包含数字签名。
6. Jane 的计算机使用 Bob 的公钥解密数字签名。
7. Jane 的计算机重新生成散列并将其与 Bob 的加密消息中的散列进行比较。
8. 比较这些值，如果它们匹配，则文档是合法的且未被篡改。

签名文件是什么样的？

下面是签名的 Adobe PDF 的样子：

这是一个签名的 Word 文档的示例：

文件签署的好处

现在您知道文档签名的工作原理，但现在您来到这里的真正原因是文档签名的好处。这就是为什么它们已经成为全球中小型企业和大型企业的热门选择的原因：

效率和准确性 -文件签名可节省时间并减少处理文件时发生的错误。FinancesOnline 的一项研究显示，在实施文档签名时，以下改进：

• 考虑到材料、管理、运输和订阅成本，总成本节省 55-78%。
• 37 分钟 vs 5 天——获取数字签名和传统签名的时间差
• 错误减少80%
• 生产力提高85%
• 每份文件平均节省20美元
• 每年节省22,000 小时

灵活性——文档签名证书让您可以将数字签名应用于最常用的文件类型，包括来自 Microsoft Office、Adobe、LibreOffice 和 OpenOffice 的文件类型。

具有法律约束力——由文件签名证书创建的数字签名具有与传统纸墨签名相同的法律地位。这包括不可否认性——这意味着签名者不能否认已签署，并且可以在法庭上证明其意图。数字签名满足的一些法律法规包括：

• 1996年联合国国际贸易法委员会电子商务示范法，被 60 多个国家采用。
• 在美国联邦 ESIGN 法案，这使数字签名在法律上等同于墨水签名。
• 欧盟 2014 年的电子身份识别、认证和信任服务 (eIDAS)法案，这是欧盟数字签名和电子身份识别的标准。

这就是为什么81% 的企业将电子签名视为其合法运营中最重要的方面的原因。

防篡改——数字签名的作用很像应用于商店货架上实物产品的收缩包装。如果有人在工厂和您购买产品之间篡改了产品，那么您就可以分辨出来。这同样适用于此处，从而确保您的文档的完整性。

双重身份验证– 使用文档签名证书，您可以获得额外的签名安全层。它比传统签名更安全，因为数字签名创建过程需要密码和物理加密 USB 令牌才能工作。

无过期日期– 通过对您的数字签名应用时间戳，您可以确保它永远不会过期，即使最初用于签名的证书不再有效。如果在原始文档签名证书过期后更改了文档，您仍然可以判断该文档是否已被修改。

独一无二——就像您的墨水签名一样，您的文件签名对您和您来说都是独一无二的，从而验证您的身份。

改善客户体验——如果您的客户正在签署文件，那么数字签名将有助于提高满意度。它们可以随时随地轻松应用，并节省客户的时间。事实上，DocuSign 发现他们提供了500% 的客户忠诚度提升。

环保——客户越来越关注环境以及组织如何减少其影响。数字签名有助于应对美国企业每年在纸质文件上浪费的 80 亿美元，到 2040 年，数字签名可以挽救多达 25 亿棵树木。

谁需要文件签名证书？

任何定期处理敏感信息的组织都应使用文档签名证书，以保持其数据的最高级别的完整性和安全性。许多行业还制定了法规，要求公司遵守某种签名要求。文档签名证书可确保您的签名在以下用例中经得起法律和监管审查：

• 投资 / 私人银行
• 教育记录
• 贷款申请
• 保险单据
• 合法文件
• 病历
• 人力资源记录
• 工程审批
• 欧盟法律法规
• 开户
• 销售协议
• 政府文件
• 货运单据

现代世界的卓越标志

文档签名证书为用户提供了两全其美的优势——电子签名的便利性和甚至优于墨水签名的安全性。如果您的组织处理任何类型的敏感信息，那么它们是维护文档完整性和验证创建者身份的绝对必要条件。不仅所有这些文件签署好处都很好，而且越来越多的法律和法规要求它们。通过今天采用文档签名证书，您将拥有一个强大且易于使用的工具来保护您的企业和您所服务的客户。